As abordagens sobre o caráter orgânico da arquivologia não exime o exercício profissional dos fazeres arquivísticos com análise individual, visando a informação de forma descontextualizada. (Rodrigues (2006, p.115) acredita que “os princípios, características e qualidades dos arquivos não se prestam como base para construção de um sistema de pesquisa que permita a seleção de documentos por conteúdo descontextualizados, embora esses construtos devam ser considerados , a fim de que os sistemas de pesquisa por conteúdo não promovam a perda da referência à origem dos documentos .”
Um exemplo muito simples da informação de forma descontextualizada, pode ser encontrada nos acervos fotográficos de jornais e/ou audiovisuais de televisões.
Segundo Rodrigues (2006, p.115) “ pode-se dizer que apenas potencialmente há demanda para conteúdos descontextualizados “. A solução para essa demanda parte da criação de metodologias da ciência da informação para solucionar essa dificuldade.
Talvez o maior diferencial entre gestão de documentos e gestão do conhecimento seja a particularidade de cada um que contribuem mutuamente em seus processos sistêmicos. Dessa forma entendemos que Gestão de documentos gera uma nova informação a cada processo, mas não embute sua reutilização pelos componentes do sistema, já o conhecimento agrega valores, sempre em níveis mais elevados.
Em um escritório de engenharia, por exemplo, quando nos referimos à gestão documental, contemplam-se registros técnicos de desenvolvimento e controle de planos e artigos ou produtos, enquanto na gestão do conhecimento, seriam pesquisas e desenvolvimentos quanto aos re-usos, patentes, controle, processos de melhoria , governança, acompanhamento e adequação às regras legais.
Diagnóstico das informações arquivísticas
O diagnóstico da situação documental antecede qualquer uma das funções arquivísticas. É o relatório do diagnósticos que permitirá conhecer a situação da instituição em todos aspectos relacionados à gestão da informação arquivística.
A análise parte de dois focos: Um institucional e outros documental, as duas vertentes deverão listar a quantidade, tamanho, tempo, indivíduos inseridos no processo etc. O diagnóstico resultante apresenta matriz hierárquica da instituição e as suas relações internas e externas, incluindo sua evolução histórica, identificação e descrição de seus objetivos, funções, atividades e tarefas subordinadas – seja no âmbito formal, seja na execução informal – e das responsabilidades pela realização de cada uma delas, bem como os processos principais envolvidos , além da relação contextual entre os documentos produzidos e as atividades de competência da instituição.
História oral e storytelling
História oral é uma metodologia de pesquisa que é usada como ferramenta para realização de entrevistas gravadas com pessoas que podem testemunhar acontecimentos. Mas ainda a controvérsia no seu uso, apesar de ser muito utilizado na área historia, mas o grande questionamento diz respeito as fontes de informação prestadas em determinado depoimento, e seus status como disciplina.
Storytelling são narrativas e podem ser utilizadas na criação de arquétipos, metáforas, representações ótimas de ações realizadas.
Segundo Meyhi, corroborando as propostas de estudo, “De início a história oral combinou três funções complementares: registrar relatos, divulgar experiências relevantes e estabelecer vínculos com o imediato urbano, promovendo assim um incentivo à história local e imediata”.
Os temas abordados nas narrativas são, basicamente, de três tipos: a) estórias sobre a criação da instituição: como foi criada, propósitos e visão iniciais, obstáculos primários superados – entrevista com o(s) fundador(es) e sua família , investidores e primeiros empregados; b) estórias que marcam acontecimentos relevantes: como a instituição se portou em tempos de crise ou executou mudanças radicais em seus propósitos – entrevistar pessoas que tomaram decisões e pessoas que foram afetadas por essas decisões; c) estórias inspiradoras: estórias sobre pessoas na instituição que tenham tomado atitudes ou feito coisas além do que se esperam delas, que ajudaram clientes ou otimizaram a aplicação de recursos na instituição.
Taxonomias e planos de classificação
O termo taxonomia vem do grego tassein, que significa arrumar ou classificar, e namos que significa lei ou ciência. A taxonomia pode ser definida como a ciência da classificação, incluindo os princípios gerais pelos quais os objetos e fenômenos são divididos em classes, que são subdivididas em subclasses, e estas em subsubclasse, e assim sucessivamente.
Difusão ou acesso e descrição
Essas duas funções são tratadas em conjunto devido a relação intrínseca entre elas, a velocidade e o nível de recuperação depende diretamente da qualidade e do nível de descrição dos documentos e informações. Neste âmbito estão as metodologias de divulgação interna (e-mails, informativos, resumos) gerais e, mais importante, segmentada de acordo com as necessidades de informação dos clientes. Sempre considerando as necessidades do usuário, deve-se definir o nível de descrição necessário ao tipo de informação e documentos ( textuais, imagéticos, audiovisuais etc.) produzidos ou recebidos; usar descritores no nível adequado – número, local, origem, destino, data, palavras-chave, resumos, etc.
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