O autor começa sua narrativa citando a palavra "metamorfose", referente a mudança ou transformação por completo, relacionando-a a evolução dos termos técnicos. Esse período é de transição no que diz respeito a conservação e guarda de documentos, e também destaca a função dos profissionais responsáveis no manuseio dos respectivos objetos em questão.
Durante a idade média os arquivos eram conhecidos como santuários, termo utilizado pela importância dos documentos guardados, que remetiam a memória ou prova de fatos ocorridos no passado. Durante a época moderna não havia confusão sobre a essência do arquivo, havia uma ambiguidade nos temos utilizados deixados como herança de nossos antepassados, que de certa forma contribuíram funcionalmente com a intenção a ser expressa pelo autor.
O termo arquivo ficou popularmente conhecido apenas na transição do Mundo Antigo para Idade Média, quando se deu a cristalização de seu conceito. Com o significado abrangente, o nome se tornaria comum a todos e posteriormente popular.
É importante ressaltar a diferença entre biblioteca e arquivo, que muitas vezes foram guardados no mesmo local, independente de sua origem ou função. Essa prática foi muito executada pelas pequenas organizações e futuramente acarretaria um grande problema. A constituição de grandes bibliotecas públicas, as quais geram muitos documentos de várias procedências, fez com que fossem aplicado aos arquivos o mesmo procedimento de organização aplicado aos acervos bibliotecários. Na mesma organização era comum a convivência, a relação distinta entre arquivo e biblioteca. Como exemplo podemos citar o mosteiro Qûmran, que revelou os manuscritos do mar morto.
A partir do século V já é possível enxergar a visibilidade arquivística com certa autonomia, mas, ainda assim, esse profissional ainda atuaria próximo a área da chancelaria e da biblioteca. No decorrer do período medieval houve uma distinção acentuada do termo arquivo, evitando a confusão com a biblioteconomia.
A continuidade da tradição clássica
É comum dizer que durante a Idade Média europeia quase se perdeu a tradição arquivística. Mas isso tudo é uma falsa ideia. É possível testemunhar o funcionamento de algumas chancelarias da Cúria romana, da Corte merovíngia, entre outras.
O que ocasionou a quase perda total dos arquivos foi a instabilidade política e social da época. Pensando na vulnerabilidade dos arquivos devido às administrações itinerantes adotadas pelas novas monarquias, os reis e patronos adquiriram o hábito de copiar ou guardar os documentos nos principais cartórios eclesiásticos, que garantiam estabilidade. Tudo isso, porém, não deixou de influenciar a organização arquivística medieval, a mobilidade das organizações documentais, levando a uma maior generalização na proteção dos arquivos e no contexto de organização arquivística. E também deu importância aos funcionários especializados.
Mediante todos esses acontecimentos, segundo o autor, o desenvolvimento da prática arquivística não foi um mero fenômeno europeu. Exemplos como a China, onde eram dados passos com as dinastias Tang e Song, e os árabes, referindo-se ao avanço atingido pelos Fatimidas, do Egito, que já dispunham de um arquivista no início do século XII, estando este submetido a um regimento que prescrevia o modo de organizar os documentos e quais instrumentos de pesquisa elaborar.
De acordo com as regiões, o nível de evolução das chancelarias variou bastante. A França, por exemplo, trouxe uma contribuição fundamental em 1307 ao nomear um arquivista para o Trésor des Chartes (Tesouro de Chartes). É a época da recriação dos arquivos centrais da Administração.
Outras contribuições importantes se dão no século XIV, como o destacamento de agentes com atribuições específicas para o exterior da Cúria primitiva, que levou o Estado à criação de arquivos descentralizados.
Podemos citar também, em Portugal, o surgimento do Cartório da Nobreza e os Arquivos da Casa do Cível e da Casa dos Contos.
O surgimento de novos tipos de documentos nos aponta para uma evolução da ideia de Administração, que passa a conservar seus documentos para muito além da estrita função jurídica e patrimonial. O aumento do volume e da variedade de documentos terá consequências imediatas.
É no século XIV que se verifica o primeiro grande movimento de nomeação dos arquivistas oficiais nas cortes europeias.
Em 1384 promulga-se as primeiras ordens para o bom funcionamento do Archivo de la Corona de Aragón (Arquivo da Coroa de Aragón).
Outras ações vieram a surgir em 1452 e, embora breves e concisos, estes regulamentos estão entre os mais antigos até hoje conhecidos e definem com muita clareza a razão da existência do arquivo, a maneira de tratar os documentos e as condições em que serão feitas cópias ou certificados dos mesmos.
Surge também, nesse período, uma série de grandes inventários e observa-se que a importância crescente dos arquivos leva à consciência da necessidade de estabilizá-los, podendo-se entrever, já nessa época, a afirmação do despontar do princípio da territorialidade.
Contudo, o sistema arquivístico pós-medieval seguirá um rumo diferente, perturbado pelas grandes convulsões políticas e pressionado, tanto pela saturação dos depósitos, como pelo surgimento de poderes absolutistas e imperiais.
O uso de funcionários especializados à frente dos arquivos, cientes do desenvolvimento do humanismo italiano, levou a que, principalmente a partir do século XV, também se começasse a olhar os arquivos sob uma ótica instrumental, e não meramente administrativa.
A íntima relação entre arquivo e memória já existia durante a idade média.
Ciente da prolixidade dos acervos documentais, evolui-se o modo de encarar os arquivos, o que refletirá séculos mais tarde na criação de interferências e desvios, que obrigará a se tornar mais clara a natureza da própria disciplina arquivística. Entretanto, a pesquisa de fontes históricas levou a conscientização dos arquivistas de que, além de conservar documentos, conservam informações que vão além da intenção de quem os produziu.
As grandes concentrações de arquivos
Com a concentração de grandes arquivos, aconteceu o primeiro abalo no séc. XVI, como fusão de distintos acervos em entidades não governamentais, levando a migração de arquivos entre organizações que se fundem, mesmo no seio da igreja como o caso da Companhia de Jesus. Ela recebeu diversos edifícios de conventos extintos, junto com seu recheio, fazendo ingressar os cartórios de vários mosteiros. Esse processo começou a generalizar-se e regulamentar-se. O Archivo de la Corona de Aragón foi uns dos primeiros a adotar a regulamentação.
Países como a república de Genova, Áustria. reino de Nápoles, Espanha, Inglaterra, entre outros, constituirão no século XVI seus próprios arquivos estaduais, concentrando documentação de diversas proveniências.
Em Portugal decide-se integrar na “Torre de Tombo” os livros de contas dos Almoxarifados e Alfândega, além de documentos das grandes Casas do Reino e da Secretaria do Estado, concentrando sua evolução na própria instituição medieval, porém em outros lugares procedeu-se à criação de novos serviços.
O século XVI não é um período de rupturas arquivisticamente, e sim um período de maturação acelerada do sistema, para qual contribuíram o aprofundamento das competências do Estado, o reforço do poder central, e o aumento da burocracia, naturalmente.
Entretanto, o conceito de arquivo e as práticas organizativas pouco evoluíram, a instrumentalização do serviço e regulamentação refinaram-se.
Os depósitos de documentos aumentaram consideravelmente, mas a prática arquivística manteve-se inalterável, com seu conceito de serviço relativamente fechado. Somente mais tarde, com a ruptura do sistema político e burocrático, e advento de novas preocupações sociais, que surgiu a teorização arquivística, estando criadas as condições para o surgimento uma disciplina autônoma e para que os arquivos se afirmem como sistemas de informação, apesar de ainda ser somente o início de um longo até que se possa falar em uma revolução, verdadeiramente.
O arquivo da Torre de Tombo foi um grande exemplo de progresso evolutivo na Idade Média para a época Moderna, que muito favoreceu para a experiência portuguesa, que acabou por influenciar a reforma operada também na Espanha (no arquivo de Simancas).
O início do processo de modernização da Torre do Tombo parece remontar ao reinado de D. Afonso V, que, após uma crise, para defesa dos direitos das comunidades locais, receberam instruções para arquivamento da própria documentação municipal, e solicitaram o translado de originais que tratavam sobre a região existentes no arquivo da Coroa, como o caso do município do Porto, cujo requerimento deu origem ao "Livro Grande", coletânea de privilégios e doações. Foi um processo moroso e de alto custo financeiro, cumprido por Fernão Lopes.
Depois, pela dificuldade encontrada pelo povo para consultar seus documentos antigos, iniciou-se uma reforma do arquivo visando transferir para "livros novos" os códigos e escrituras, cuja caligrafia antiga e falta de correspondência de índices tornavam penosa sua consulta.
Nessa "leitura nova", cuja análise interna revela alguns aspectos da estrutura orgânica documental, seus índices passam a servir de instrumentos de referência para chegar ao conteúdo dos documentos.
No âmbito arquivístico não se tratou de uma iniciativa do poder central, do Estado moderno, mas sim de um processo estimulado por exigências da Nação, reunida em Cortes. E, embora toda autorização sobre acesso aos documentos ainda passe pelo monarca, quando se trata da motivação das reformas, o interesse do povo teve papel determinante.
O reforço do poder do Estado, é certo, contribuiu para a posterior instrumentalização dos arquivos por parte do poder central, mas com interferências diversas, onde as necessidades da burocracia e o interesse dos súdito estavam presentes também.
É possível notar um conjunto de medidas tomadas pelo rei D. Manuel I, que demonstram sua preocupação reformadora, entre elas as ações com intuito de melhorar o funcionamento dos arquivos da Coroa, manifestando seu interesse ainda na realização de obras na Torre.
Após sua morte, houve a solicitação, pelo novo rei, de um relatório sobre a obra de D. Manuel I (que foi continuada por D. João III), e este relatório aponta haver um "regimento", que descrevia sobre boa guarda e arrecadação da livraria e escrituras, para os oficiais da Torre saberem como lidar com o mesmo.
Claro que tal regimento teve apenas intenção pragmática e sistematizava os conhecimentos adquiridos nos costumes e experiências pessoais, mas não perde seu valor, uma vez que testemunha a progressiva solidez da profissão arquivística.
Ainda no relatório sobre a obra do falecido rei, observa-se que havia documentos soltos, recolhidos em cofres grandes, alguns rolos e maços acondicionados em bolsas de pele, usadas para reunir documentos afins (ideia de fundo- primórdios do princípio de obediência aos fundos ou da proveniência), estando estes também guardados em armários, possivelmente com a forma de uma arca, com armários internos e gavetas com rótulos (ideia de método de instalação e classificação de documentos, tão famoso na época moderna).
As gavetas estavam organizadas originalmente por assuntos e pela qualidade dos mesmos, significando que a ordenação obedecia à estrutura da antiga Coroa (hoje têm referenciação numérica e foram transformadas em caixas).
Como costume da época, havia também estantes ou armários com várias prateleiras, destinadas na Torre aos livros de chancelarias, inquirições, de leitura nova, entre outros. Sua ordenação obedecia a um critério orgânico (referência ao princípio da organicidade ou ordem original).
O autor do citado relatório é apontado como responsável pela eliminação de diversos livros dessa época, tendo executado uma medida arquivística de expurgo, dado que tais livros foram precisamente os que começaram a ser copiados anteriormente, sendo possível que, na sua visão, estava apenas ocupando espaço, uma vez que a informação útil estava transcrita em "leitura nova", como já citado anteriormente.
Somente alguns relatórios-inventários de funcionários da Torre do Tombo são conhecidos, mas não nos chegou nenhum instrumento de pesquisa, no verdadeiro sentido do termo, a não ser os índices da "Leitura Nova", se assim os considerar. Contudo, nota-se claramente o rigor e a disciplina nesses arquivos, sendo da época as primeiras instruções quanto ao modo de classificação dos documentos que se tem notícia.
A regulamentação arquivística
Ou seja, o conceito de arquivo e suas práticas organizativas, pouco evoluíram. Porém o arquivo da Torre do Tombo teve um processo evolutivo, mas os povos se queixavam da dificuldade que enfrentavam ao consultar documentos na Torre, como já mencionado anteriormente. A qualidade e riqueza do Arquivo da Torre do Tombo não passaram despercebidas à Espanha.
O escrivão da Torre, solicitado pelo então rei, enumerou as seções do arquivo, sumariou os critérios de incorporação e de depósito, a organização da "Leitura Nova", as normas de acessibilidade, o quadro de pessoal e despesa anual do serviço.
Surge daí o interesse da Espanha em copiar, no que coubesse, tais procedimentos em seus arquivos de Simancas. Entretanto o monarca espanhol foi mais prudente que o português na questão de que qualquer pessoa poderia depositar seus documentos no arquivo, deixando a questão em suspenso. Ele ainda propôs normas para a descrição dos documentos, ordenando de confecção de 3 livros, um sobre o Estado e direitos do monarca, outro sobre coisas memoráveis, e outro referente aos assuntos das escrituras e papéis do arquivo.
As instruções do arquivo da Simancas podem ser consideradas um marco na história da Arquivística, pela sua meticulosidade do processo.
Mantém-se a absoluta coincidência entre as funções e as condições do arquivo: a origem administrativa da documentação, a concepção jurídica do serviço, a noção de que é uma fonte de informação, inclusive servindo de memória do passado e o caráter privado do acervo. O que sofreu oscilação de acordo com o tipo de regime é o fato de serem mais ou menos secretos, a abertura dos arquivos aos privados e a concepção de fundo arquivístico como suporte político e memória de fatos antigos. A Fortaleza de Simancas foi o primeiro arquivo do Estado espanhol e serviu como símbolo do avanço arquivístico no início da Idade Moderna. Os arquivos que existiam, funcionavam junto as Cortes.
Para o autor não há uma necessidade de desenvolver em detalhe todo o período do século XVI até meados do XIX, a propósito da origem e desenvolvimento da arquivística como doutrina. No entanto merece ser destacado as mudanças que ocorreram por estímulo do evoluir da administração, e o reforço da estrutura de Estado.
Um dos exemplos citados pelo autor seria a reforma do trabalho administrativo em Berlim e Munique, conhecido pelo nome de Registratur. Ele era caracterizado pela manutenção dos processos ou ato administrativo, sendo formado pelos “conjuntos dos documentos recebidos e cartas expedidas por ocasião de um mesmo negócio, ordenados cronologicamente e em regra cosidos num mesmo caderno”. Há uma ilustração de 1516 na qual é possível ver a representação do escritório de um comerciante alemão, onde se tem um classificador de gavetas, onde eram distribuídos os processos.
Esse sistema se expandiu por toda a Europa central e oriental, enquanto que no sul da Europa permaneceu mais ligado ao registro cronológico. Pode se ver então que esses dois lugares tinham conceitos diferentes de organização dos documentos administrativos, mas isso em nada afetou os princípios gerais da disciplina.
O autor também destaca outros fatores que repercutiram na configuração moderna dos arquivos, como a constituição de grandes arquivos estaduais, que surge como um reforço do poder central. Mas a criação de Arquivos não ficou somente na Europa, houve por exemplo a criação de um Arquivo na China Imperial.
Nessa época também o arquivo recebeu dimensões diferentes. Com isso vários monarcas "reclamaram o direito de propriedade sobre os acervos documentais reunidos por altos funcionários, em razão de suas funções”. Com isso houve as primeiras grandes concentrações de arquivos, oriundos de diversos organismos, levando a uma nova forma na organização dos arquivos, ocasionando assim o aparecimento de ajustamentos metodológicas e a consciência de seus fundamentos.
Essas transferências provocaram uma nova forma na disposição originária dos documentos, levando assim ao confronto da ordenação dos vários arquivos com a necessidade de preservar sua personalidade administrativa, nesse seu novo ambiente. Sendo assim, para facilitar o acesso e consulta nos arquivos, foi sugerida uma organização orgânica dos mesmos, ou seja, pelos departamentos em que foram acumulados.
O conceito de fundo só foi formulado com clareza dois séculos depois, mas, na prática, já era conhecido nessa época, como consequência natural às exigências da concentração administrativa dos documentos.
O "saber" arquivístico
A partir do século XVI, as rotinas da arquivística começou a ser disciplinada por normas regulamentares, sendo alguns de caráter oficial. O Conteúdo programático das normas regulamentares começaram a apresentar princípios gerais de natureza arquivística, que posteriormente tomarão a forma de postulados, fazendo com que surgisse uma nova disciplina, A Arquivística, fruto de uma construção conceitual e sistemática do saber adquirido por uma prática milenar da gestão de arquivos. O autor ressalta não concordar com a afirmação de Oddo Bucci, quando este afirma que o saber arquivístico só se expande em conexão com a origem do Estado moderno.
Os textos mais consistentes do século XVI e XVII são os próprios guias práticos e regulamentos, concebidos por funcionários ou responsáveis das chancelarias e arquivo, já são a expressão do saber, a ordenação sistemática de duas realidades indissociáveis, a "prática" com o "saber".
Entretanto as tentativas de teorização na mesma época deixam muito a desejar, como por exemplo o muito conhecido tratado de Baidassare Bonifacio, que, embora faça observações curiosas sobre a terminologia e a história dos arquivos, é uma obra erudita, que confunde arquivo com biblioteca e limita-se quando aborda temas cruciais sobre a utilidade sobre a utilidade arquivos e a ordenação dos documentos. Seu último capítulo constitui um manifesto acerca do respeito que é devido aos arquivos, já não por serem tesouro de templos, mas pelo seu valor informativo e probatório.
A concepção jurídica da realidade arquivística leva alguns autores ao excesso de não considerarem como arquivo qualquer acervo de origem privada, sendo este também a opinião de Franciscus Schamalzgruber por exemplo, que também no âmbito eclesiástico, apenas admite aquele estatuto para os arquivos constituídos pela hierarquia episcopal ou superior.
Neste contexto restritivo e deformador da realidade arquivística não eram compreendidos os cartórios dos grandes mosteiros, que eram demasiadamente ricos de informações.
Vale ressaltar, porém, que foi exatamente nessa época que ocorreu um grande desenvolvimento dos arquivos privados, como por exemplo dos conventos, morgadios, empresas, corporações, entre outros.
O acesso aos arquivos, sejam estatais ou eclesiásticos, ainda eram estritamente condicionados pelos seus detentores, embora haja alguma aceitação quanto ao seu uso para benefício da comunidade, tal como já ocorria da Idade Média, ou até anteriormente, como já citado. Fato é que os governantes eram muito ciosos e limitavam o acesso de seus documentos,
Exemplo disso remonta o arquivo da cúria pontifícia (igreja católica), renomeado em 1611 para Archivum Secretum Vaticanum. Tal como outros arquivos (Torre do Tombo e Fortaleza de Simancas, como já citados), eram depósitos de arquivos selados em edifícios semelhantes a casas fortes, com normas rígidas e segurança de alto nível e limitação de entrada de estranhos por um membro da mais alta instância. O autor relata evento onde foi necessário um interessado declarar anteriormente qual o interesse e a fim de o guarda-mor decidir da conveniência da situação, sendo admitido somente na sala de despacho.
Tal episódio revela como, ao mesmo tempo, havia plena consciência da importância político-administrativa, sem juízo do interesse historiográfico, em tais arquivos.
O valor da informação e os desvios iluministas
Nos séculos XVII e XVIII, aumentou consideravelmente a procura dos arquivos, em função do chamado valor secundário do documento.
As pesquisas históricas e prospecções acadêmicas, conforme cita o autor a que João Ribeiro fez nos mais importantes arquivos do país, em nome da Academia das Ciências, criaram situações inteiramente novas, que terá consequências significativas a muito curto prazo. Esse movimento se faz sentir em duas direções, de sentido contrário, que diz respeito ao desenvolvimento da realidade arquivística.
Por um lado, ele encontra-se em oposição à tendência redutora do conceito estritamente jurídico e administrativo dos arquivos, pressionando a abertura destes a outro tipo de funções. Descobrindo nessa época a sua múltipla riqueza informativa, levando assim a um amplo movimento de elaboração de instrumentos de pesquisas (inventários, repertórios, índices, etc).
As reclassificações temático-funcionais são uma consequência natural desse movimento de sistematização da informação. Com a curiosidade teórica e o racionalismo iluminista conduzira assim a um conselho deturbado da realidade arquivística, causando um desvio das classificações metódicas. Muitos estudiosos desconhecendo a prática administrativa, ocupando-se apenas com a organização e defendendo a classificação por matérias.
Um dos primeiros teóricos fazia uso do método de seriação inorgânica dos documentos, o francês Le Moine. No caso português pode-se citar a coleção da Torre do Tombo, representando uma aplicação precoce do método iluminista.
Importante saliente que tais operações foram possíveis pelo desenvolvimento dos estudos de diplomática. Na Universidade de Bolonha, por exemplo, foi instituída uma cadeira de Cronologia e Diplomática, e em Portugal foi instituído logo depois uma cadeira de Ortografia e Diplomática, na Torre do Tombo. Depois de vinte anos, inicia-se na Universidade de Coimbra aulas sobre essa matéria.
Contudo a aproximação entre arquivística e a crítica documental vai abalar de algum modo a identidade da disciplina. O Iluminismo deu veste a cultura arquivística, mas também ajudou em consideráveis desvios. A fase imediata caracteriza-se por intenso esforço de reconstrução da teoria e da prática arquivística, no sentido de disciplina autônoma, com objeto próprio e metodologia adequada.
O século XVIII, apesar do abalo intelectual que provocou tão sólidas tradições, não deixou de contribuir com o aprofundamento da práxis arquivísticas.
São evidentes os progressos na regulamentação em matéria de transferências e de eliminação de documento. No campo da seleção documental podemos citar as preocupações manifestadas por Vitor Manuel II, quando encarrega o arquivista da corte de proceder à eliminação de documentos inúteis, fixando alguns procedimentos.
Estes regimentos que se multiplicam ao longo do século XVIII, são o corolário lógico do movimento mais amplo de criação e reorganização de grandes depósitos da administração do Estado.
Trata-se do que podemos chamar de um serviço especializado, que funciona como macrossistema de arquivos, que constitui uma estrutura organizativa ou figura institucional de caráter inovador, ainda que em nome de estritos interesses do Estado.
Podemos ressaltar que da parte da Administração, continua tendo um sentido prático alicerçado em princípios assentes desde longa data, mas cuja formulação foi enriquecendo-se como resposta aos desafios impostos pela sociedade moderna. Do lado germânico impusera-se já como escola ou tradição, reagindo desde cedo contra o iluminismo francês. Mas ao criarem o movimento do historicismo romântico irão, por sua vez, contribuir com novo abalo dos fundamentos arquivísticos.
Todo esse processo sofreu grande abalo político e cultural, deixando por terra alicerces do Antigo Regime, sendo que a partir da Revolução Francesa foram postos em causa não apenas padrões administrativos tradicionais, mas também a hierarquia de valores, tendo drásticas repercussões na organização arquivística, obrigando uma meditação mais profunda sobre seu próprio objeto e método que respeitasse sua autonomia.
